AI care răspunde din documentele firmei: cum funcționează și unde poate greși

Un asistent AI pe documentele firmei nu „învață” documentele. Le caută, la fiecare întrebare, și răspunde din ce găsește, cu documentul lângă afirmație. E diferența dintre un răspuns pe care îl poți verifica și unul pe care trebuie să-l crezi pe cuvânt.

Cum funcționează, în cinci pași

Așa lucrează Temiro, de la conectare până la răspuns.

1. 01

   Se conectează la sursele firmei

   Google Drive, OneDrive și SharePoint, Gmail și Outlook, calendarele, Slack, Notion, Jira, Confluence, GitHub, HubSpot și Salesforce. Originalele rămân unde sunt: textul lor se indexează pentru căutare și se resincronizează periodic, așa că ce apare azi într-un folder poate fi întrebat mâine.

2. 02

   Din documente, compilează o hartă a cunoștințelor

   Surse, concepte, entități și legăturile dintre ele, cu regula că fiecare afirmație și fiecare cifră de pe hartă trebuie să vină dintr-un document. Asistentul caută și în ea, nu doar în fișierele brute.

3. 03

   La fiecare întrebare, caută din nou

   Nu răspunde din memorie. Caută după sens și după cuvinte în același timp, ordonează rezultatele și, când un fragment nu ajunge, citește documentul întreg. Abia apoi scrie.

4. 04

   Răspunde cu sursa lângă fiecare afirmație

   Fiecare afirmație are documentul din care vine, iar fiecare răspuns un scor de fundamentare: cât de bine se sprijină pe sursele citate. Verifici în zece secunde, fără să cauți tu fișierul.

5. 05

   Spune când nu găsește

   Dacă informația nu e în documente, o spune, în loc să completeze golul cu o cifră plauzibilă.

De ce caută, în loc să se antreneze pe documente

Un model antrenat pe documentele firmei le-ar amesteca în memoria lui: n-ai mai ști din ce document vine un răspuns, n-ai putea scoate un document după ce a intrat și n-ai putea spune cine are voie să-l vadă. Căutarea la fiecare întrebare le rezolvă pe toate trei: sursa e la vedere, un document scos din index nu mai poate fi citat, iar drepturile se aplică înainte ca modelul să vadă ceva.

Modelele — Claude, implicit, și GPT, la cerere — sunt apelate prin API, unde furnizorii nu folosesc datele pentru antrenare. Textul indexat și conversațiile stau într-o bază de date din Uniunea Europeană, separată pe companie.

Ce face când răspunsul nu e acolo

Aici se vede un asistent bun. Am pus întrebări la care știam că documentele nu au răspuns. Una dintre ele, pe un ghid public de finanțare de 69 de pagini, al cărui draft lăsase termenul de depunere necompletat:

Pe toate testele, cu protocolul scris înainte de rulare — ghidul și o firmă de test întreagă, cu patru oameni cu drepturi diferite:

Cine vede ce

Fiecare sursă se conectează la un nivel: al firmei, al unei echipe sau privat. Ce e al firmei vede toată firma, ce e al unei echipe vede echipa, iar un folder privat nu-l vede nici administratorul. Regula e impusă în baza de date, nu lăsată la încrederea asistentului: asistentul vede doar ce poate vedea persoana care întreabă.

Nu doar răspunde

Același asistent poate scrie: o ciornă de e-mail, un fișier în Drive, un eveniment în calendar, un tichet în Jira, o înregistrare în CRM. Fiecare asemenea scriere apare în conversație ca propunere și se execută doar după ce un om apasă „Aprobă”; e-mailul rămâne ciornă. O sarcină programată poate rula singură — de exemplu, lunea la 08:00, citind tracker-ul de ore, contractul și politica de tarife, ca să scrie în Drive documentul cu orele nefacturate —, dar numai cu acordul dat la creare, și tot ce scrie rămâne în jurnal.

Unde poate greși

Testele n-au ieșit perfect de la început, și spunem unde nu au ieșit. Prima rulare pe ghid a dat răspunsuri corecte în fond, dar două aduceau exemple care nu sunt în ghid, scrise de compilatorul care face harta cunoștințelor din ce știa el despre lume. Pe firma de test, un răspuns a repetat o pagină de cunoștințe care legase rolul unei persoane de pagina altui om, cu nume asemănător. O altă rulare a calculat greșit o zi a săptămânii, într-o paranteză pe care n-o ceruse nimeni.

Am reparat compilatorul și am corectat pagina greșită. Scorul pe ghid de mai sus e cel de după reparație, iar zerourile de pe firma de test s-au ținut în fiecare rulare. Lecția e alta: un asistent pe documente se verifică pe documente, cu întrebări scrise înainte, nu într-o demonstrație. Metoda și toate răspunsurile sunt pe pagina dovezii; ce să întrebi orice furnizor, pe pagina despre ChatGPT pentru firmă; tabloul întreg, pe pagina despre AI pentru companii.